Homeoffice / Telearbeit in Spanien - was ist zu beachten?

Nicht erst seit der Pandemie ist es möglich, in der EU als Arbeitnehmer in einem Angestelltenverhältnis vom Ausland aus zu arbeiten. Für viele Berufe, bei denen z.B. eine dezentrale Onlinesoftware für administrative Arbeiten genutzt wird, spielt es keine große Rolle, von welchem Schreibtisch aus die Arbeit ausgeführt wird. Durch Online-Kommunikationssysteme, wie Zoom und Skype lassen sich auch spontane Meetings, Präsentationen, die Kommunikation mit Kunden und der Austausch von Daten sehr effektiv umsetzen. Jüngere Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die von ihrem ausländischen Homeoffice arbeiten sogar produktiver sind, was möglicherweise damit zu erklären ist, dass ein Meerblick vom Schreibtisch aus oder der morgendliche Strandspaziergang sehr motivierend sein können.  

De Micco & Friends unterstützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der steuerlichen und arbeitsrechtlichen Umsetzung eines Homeoffice in Spanien. Unsere Kanzlei kümmert sich um die Registrierung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, die Deklaration der Steuern und der Sozialversicherungsbeiträge sowie um die Kommunikation mit den Behörden. Weder Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer benötigen Spanischkenntnisse. Unsere Kanzlei dient darüber hinaus als Fiskalanschrift und Ansprechpartner für Finanz- und Sozialbehörden.

I.) Die Voraussetzungen, Prozess der Anmeldung

Der Arbeitgeber

Spanische Steuernummer (NIF)

Ein ausländischer Arbeitgeber, der seine Mitarbeiter in Spanien beschäftigt, benötigt dazu keine Gesellschaft in Spanien, er muss aber bei der spanischen Sozialversicherung und der Finanzbehörde registriert werden. Dazu benötigt der Arbeitgeber eine spanische Steuernummer, die NIF (Número de identificación fiscal). Anschließend erhält der Arbeitgeber eine spanische Sozialversicherungsnummer und wird beim spanischen Arbeitsministerium TGSS registriert.

Folgende Dokumente werden zur Beantragung der NIF benötigt:

  • Legalisierte Kopie der Gründungsurkunde Ihres Unternehmens
  • Legalisierte Kopie des jüngsten Handelsregisterauszugs, aus dem die aktuellen handlungsbevollmächtigten Geschäftsführer/Vorstände/Verwaltungsräte hervorgehen
  • Im Falle von Wechseln der Geschäftsführer: legalisierte Kopie des Gesellschaftsbeschlusses
  • Legalisierte Pass/Ausweiskopien der Handlungsbevollmächtigten Geschäftsführers/Vorstand/Verwaltungsrat, der Gesellschaft, für die eine NIF beantragt wird
  • Notarisierte Kopie der Vertretungsvollmacht (diese senden wir Ihnen unterschriftsreif in zwei Sprachen mit allen Daten zu)
  • NIF-Antragsformular, welches wir Ihnen ebenfalls unterschriftsreif mit allen Daten zusenden
  • NIE (spanische Identnummer für Personen) der aktuell handelsregisterlich eingetragenen Geschäftsführer/Vorstände/Verwaltungsräte. Die NIE wird auch von den Geschäftsführern benötigt, die keine Vollmacht geben, sofern sie im Handelsregister eingetragen sind. Sofern Sie noch keine NIE haben, so beantragen Sie diese bitte baldmöglichst auf unserer Webseite.

Die Beantragung einer NIF nimmt ab Zustellung der vollständigen beglaubigten Unterlagen ca. 4 - 6 Wochen in Anspruch. Sobald die NIF zur Verfügung steht, kann die Anmeldung des ausländischen Unternehmens bei den Finanz- und Sozialbehörden mittels des digitalen Zertifikats erfolgen.

Die spanische NIF können Sie hier online beantragen.

Vertretungsvollmacht

Um Ihr Unternehmen bei Ihrer Antragstellung und auch zukünftig in allen arbeitsrechtlichen Fragen zu vertreten, ist eine notarielle Vollmacht erforderlich. Diese kann im Heimatland des Arbeitgebers von der Geschäftsführung der ausländischen Gesellschaft (Arbeitgeber) ausgestellt werden. Die zu zeichnende Vollmacht, die apostilliert werden muss, senden wir Ihnen zweisprachig zu.

Digitales Zertifikat

Nachdem die NIF zugeteilt wurde, beantragen wir ein digitales Zertifikat, über welches die Kommunikation mit den Finanz- und Sozialversicherungsbehörden erfolgt. Unsere Kanzlei wird dabei als Fiskalvertreter des ausländischen Arbeitgebers benannt. Die Postzustellung erfolgt an unsere Kanzlei und wird per E-Mail an Sie weitergeitet.

Arbeitsvertrag und Arbeitsrecht

Bei einem spanischen Homeoffice schließt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag nach spanischem Recht. Somit gelten z. B. auch die spanischen Mindestlöhne, Tarife, Abfindungsregelungen und Kündigungsfristen. Im Falle von arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen vertreten wir ausschließlich unseren Mandanten, also den Arbeitgeber. Im Gegensatz zu anderen Ländern ist der Arbeitsvertrag an eine bestimmte Form gebunden. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen die Arbeitsverträge in zwei Sprachen.

Für die rechtliche Vertretung von Arbeitgebern bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen bieten wir immer Festhonorare an, die von Fall zu Fall vereinbart werden. Generell werden alle arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen zunächst bei einer Schiedsstelle verhandelt. Erst in dem Fall, wenn es bei diesem einmaligen Treffen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor der Schiedsstelle nicht zu einer Einigung kommt, können die Parteien eine Klage bei den Arbeitsgerichten einreichen.

Probezeit

In Spanien richten sich die mindestens zu vereinbarenden Probezeiten jeweils nach den zugrunde zulegenden Tarifverträgen. Anders als in Deutschland sind für jeden Sektor Tarifverträge bindend (im Gegensatz zu Deutschland, wo die Tarifbindung nur bei Gewerkschaftszugehörigkeit anzuwenden ist)

Kündigungsmöglichkeiten und Abfindungen

In Spanien gilt eine generelle ordentliche Kündigungsfrist von 15 Tagen. Sofern in einem Tarifvertrag eine längere Kündigungsfrist genannt ist, ist diese einzuhalten. Außerordentliche Kündigungen sind von diesen Fristen ausgenommen.

Buchhaltung, Zahlung der Abgaben

In Spanien können Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer lediglich über ein spanisches Konto beglichen werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Eröffnung eines Bankkontos. Verfügt der Arbeitgeber nicht über ein eigenes Bankkonto in Spanien, übernehmen wir die Zahlung über unser Treuhandkonto und übersenden Ihnen monatlich die entsprechende Abrechnung zur Einzahlung per Überweisung. Über sämtliche Geschäftsvorfälle führen wir eine Lohnbuchhaltung. Die Resultate und Auswertungen erhalten Sie vierteljährlich. 

Lohn/Gehaltsabrechnungen

Die Lohn- und Gehaltserstellung erfolgt monatlich entsprechend der uns durch den Arbeitgeber übermittelte Daten. Änderungen müssen uns bis zum 15. des jeweiligen Monats bekannt gegeben werden. Die Lohnabrechnung stellen wir den Arbeitgebern in der letzten Woche des betreffenden Monats zu. Löhne müssen bis zum 3. Werktag des Folgemonats auf den Konten der Arbeitnehmer eingehen.

Krankheit, Urlaub

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzuzeigen. Der Arbeitnehmer muss am ersten Tag seiner krankheitsbedingten Abwesenheit in dem für ihn zuständige IB Salut vorstellig werden und sich entweder eine Bescheinigung über den Arztbesuch ausstellen lassen (wenn der Arzt eine schnell auszukurierende Krankheit diagnostiziert) oder eben eine Krankmeldung vorlegen (spätestens am 4. Tag)
Weitere Fragen zu den Regelugen im spanischen Arbeitsrecht beantworten Ihnen unsere Mitarbeiter gerne.

Unsere Kommunikation mit Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Generell kommunizieren wir per E-Mail, telefonisch oder per Skype und Zoom mit unseren Mandanten. Nur in Ausnahmefällen, wie z. B. persönliche Steuerfragen, kommunizieren wir mit den Arbeitnehmern. Durch diese Beschränkung auf die Kommunikation mit unseren Mandanten werden Datenschutzregelungen gewährleistet und Missverständnisse vermieden. Auch Gehaltsverhandlungen führen wir nur nach ausdrücklichem Auftrag des Arbeitgebers.

Gründung einer spanischen Gesellschaft

Sollten Sie sich als Arbeitgeber dazu entschließen, eine operative, spanische Niederlassung zu errichten, so unterstützen wir Sie bei der Gründung Ihrer spanischen Gesellschaft (GmbH oder AG). Alternativ zu einer eigenen physischen Niederlassung, bieten wir dazu unser Virtual Office an, welches Sie als Geschäftssitz nutzen können, was insbesondere in der Startphase sinnvoll sein kann. Zu den steuerlichen Fragen und der Struktur einer spanischen Gesellschaft informieren wir Sie gerne.

Laufzeit unserer Mandate

Lohnabrechnungs- als auch Steuerberatermandate sind bei unserer Kanzlei jederzeit zum jeweiligen Quartalsende kündbar.

Der Arbeitnehmer

Ein in Spanien beschäftigter Arbeitnehmer benötigt zunächst eine NIE (Ausländer-registrierungsnummer), wobei berücksichtigt werden muss, dass die Beantragung ab dem Vorliegen der vollständigen Unterlagen bis zu vier Wochen in Anspruch nehmen kann. Weiter noch muss dem Arbeitnehmer eine spanische Sozialversicherungsnummer (NAF) zugeteilt werden. Mit diesen beiden Daten kann dann ein spanischer Arbeitsvertrag abgeschlossen werden und die Mitteilung des Vertrags an die Sozialversicherung sowie das Arbeitsamt erfolgen.

Die Anmeldung eines Europäischen Arbeitnehmers kann bereits vor seiner fiskalen Residenz erfolgen, sofern die NIE zur Verfügung steht. Binnen spätestens 3 Monaten sollte sich der Arbeitnehmer jedoch in Spanien resident melden. Auch dabei unterstützen wir Ihre Mitarbeiter. Die Einkommenssteuererklärung bzw. der Lohnsteuerjahresausgleich für in Spanien residente Arbeitnehmer erfolgt im Juni des Folgejahres (Modelo 100). Auf Wunsch Ihrer Mitarbeiter erstellen wir diese ebenfalls zu einem Pauschalhonorar (zahlbar durch den Arbeitnehmer).  

II.       Die Leistungen im Überblick

Folgende Leistungen bieten wir Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Installation eines spanischen Homeoffice.  

  • Gründung, Setup
  • Beantragung der NIE (Registrierungs- und Steuernummer für Organe der ausländischen Gesellschaft)
  • Beantragung der NIF (Steuernummer für Arbeitgeber)
  • Anmeldung des ausländischen Arbeitgebers bei Finanz- und Sozialbehörden
  • Vertretung des Arbeitgebers gegenüber Finanz- und Sozialbehörden
  • Fiskaladresse des ausländischen Arbeitgebers in unseren Kanzleien in Spanien
  • Lohnbuchhaltung, Verwaltung und Vertretung
  • Anmeldung und Abmeldung von Arbeitnehmern, Arbeitsverträge, Kündigungen
  • Monatliche Gehaltsabrechnung, Übermittlung der Abrechnungen mit allen Daten an den Arbeitgeber und sofern erforderlich Zahlung der Sozialversicherungsabgaben über unser Treuhandkonto (siehe oben)
  • Empfang und Verwaltung sämtlicher Korrespondenz der spanischen Behörden durch unsere Kanzlei und Vertretung vor Sozialversicherung und Finanzamt
  • Vierteljährige Abgabe der Steuererklärungen (Modelos 111) zur Abführung der Lohnsteuer der Arbeitnehmer sowie der Jahresmeldung (Modelo 190) und sofern gewünscht fristgerechte Zahlung über unser Treuhandkonto
  • Verwaltung und die Übermittlung von Krankmeldungen an die spanische Sozialversicherung und direkter Kontakt mit dem Arbeitnehmer.
  • Ermittlung und Zahlung der Steuer- und Sozialversicherungsabgaben
  • Rechtliche Beratung und Vertretung des Arbeitsgebers vor Schieds- und Arbeitsgerichten

 

III. Die Honorare

 

Leistungen

Preise EU

Preise Non-EU

Installation Homeoffice

NIF-Beantragung Arbeitgeber

890,00

990,00

NIE-Beantragung Geschäftsführer Arbeitgeber, Arbeitnehmer

249,00

395,00

Anmeldung Arbeitgeber bei Behörden (alta)

300,00

600,00

Laufende Kosten

Anmeldung Arbeitnehmer, Arbeitsvertrag

150,00

300,00

Lohnabrechnung Arbeitnehmer monatlich

50,00

90,00

Quartalsmeldungen

300,00

300,00

Kündigung, Aufhebung, Abmeldung Arbeitnehmer

300,00

300,00

Weitere Leistungen optional

Firmengründung spanische GmbH (SL), Anwesenheit der Gesellschafter

1.500,00

2.900,00

Firmengründung spanische GmbH (SL), per Vollmacht

2.900,00

3.900,00

Vorratsgesellschaften spanische GmbH (SL)

ab 4.900,00

ab 4.900,00

Firmengründung für Einzelunternehmer, Freiberufler (autónomo):

600,00

1.900,00

Firmenrepräsentanz/virtual office spanische GmbH (SL), jährlich

3.000,00

3.000,00

Geschäftsführung für spanische GmbH (SL), jährlich

6.000,00

6.000,00

Immigration Privatpersonen

600,00

1,200,00

Immigration Privatpersonen, jedes weitere Familienmitglied

300,00

600,00

Monatliche Buchhaltung für spanische GmbH (SL)

ab 150,00

ab 150,00

Quartalsmeldungen für spanische GmbH (SL)

300,00

300,00

Bilanzerstellung für spanische GmbH (SL)

ab 900,00

Ab 900,00

Stundensatz für administrative Leistungen

100,00

100,00

Stundensatz für Steuerberatung

150,00

150,00

Stundensatz für Rechtsberatung

ab 200,00

Ab 200,00

Einkommens-Lohnsteuererklärung für Arbeitnehmer (renta)

150,00

150,00

 

(alle Honorare gelten zzgl. MwSt)

Disclaimer: Diese Information ist nicht als Rechts- oder Steuerberatung zu verstehen und ersetzt nicht eine individuelle Beratung. Abweichungen durch gesetzliche Änderungen sind vorbehalten.

Stand: Februar 2022

Weitere Links:

Zur NIE-Bestellung

Zur NIF-Bestellung

Firmengründung in Spanien

Vorratsgesellschaften in Spanien

 


Tel. Zentrale Spanien: +34 871 955 077 | eMail: office@demicco.es